Come organizzare una fiera digitale di successo

Mar 2, 2021

La prima regola da osservare è quella di iniziare ad organizzare la fiera con largo anticipo, proprio come se fosse una fiera fisica, senza cadere nell’errore di ritenere che lo strumento digitale consenta un’accelerazione delle fasi operative.

Sarà anche necessario creare, all’interno del sito ufficiale della fiera, una sezione “Espositori” in cui sia possibile fare ricerche per Categoria, Prodotto, Nome Espositore, Paese, Marchi. La pagina riservata ad ogni espositore dovrà riportare una presentazione sintetica dell’azienda, 3 foto dei prodotti distintivi, il suo Punto di Differenziazione (POD), i mercati e la tipologia di operatori di interesse. Sul sito deve essere possibile registrarsi all’evento, selezionare le aziende e indicare i giorni e gli orari di preferenza per le “visite”.

Essenziale per la riuscita dell’evento sarà poi incaricare in ogni paese target un Temporary Export Manager/Consulente per l’internazionalizzazione di vasta esperienza che si occupi di:

– individuare, per ogni categoria di aziende espositrici, i giusti prospect buyer tramite ricerche mirate e verifiche sui fatturati e l’affidabilità

– studiare l’offerta, i trend di export per prodotto/paese, il mercato e le sue potenzialità in modo da avere i giusti argomenti per motivare le aziende a partecipare (quale opportunità di business possono trovare alla fiera?)

– preparare o adattare il materiale di presentazione della fiera alla mentalità locale in modo da ottimizzarne l’efficacia

– contattare con almeno 1 mese di anticipo i prospect buyer proponendogli l’invito ai digital talk con una selezione di operatori

– proporre una sessione demo in cui mostrare come registrarsi all’evento e selezionare online le aziende da visitare

– ricontattare le aziende prima dell’incontro per raccogliere ulteriori informazioni in modo da ottimizzare i singoli incontri

– essere di supporto durante gli incontri

Spesso invece le fiere digitali – anche a causa della novità del formato –

  • vengono organizzate in tutta fretta e non esiste una sezione espositori sul sito ufficiale della fiera
  • ai prospect buyer vengono mandate delle lunghe liste di espositori in formato excel con i siti da visitare uno per uno come unico materiale di presentazione
  • le liste delle aziende invitate a visitare la fiera sono estratte automaticamente da data base generici e non corrispondono al target ottimale né come merceologia né come tipologia di operatori

Solo se organizzata nel modo giusto, la fiera digitale può essere un valido sostituto della fiera fisica, con il vantaggio di norme risparmio di costi e potrà continuare come formula per il business matching anche dopo la fine della pandemia. In caso contrario, il passaparola di insoddisfazione delle aziende partecipanti nuocerà rapidamente a tutte le iniziative successive.

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