Le fiere internazionali sono momentaneamente congelate e lo saranno con molta probabilità fino alla fine del 2021. L’export è al momento l’unico volano di crescita per le aziende italiane; si impongono dunque altri sistemi per lo sviluppo del business su nuovi mercati. Quando, magari con l’aiuto di un consulente export, avremo individuato gli operatori esteri (distributori, agenti, siti terzi) coi quali vorremmo collaborare e saremo riusciti ad interessarli alla nostra offerta, sarà arrivato il momento di proporre una videoconferenza per la presentazione della nostra attività.

Per il suo successo è importante preparare bene l’incontro e rispettare alcune semplici regole:

1. dotarsi di un buon microfono e di una buona webcam;
2. informarsi in anticipo su chi sarà presente alla riunione, facendo ricerche su Linkedin e su altri social per conoscere in anticipo gli interlocutori e tenerne conto nella preparazione dei contenuti;
3. preparare la scaletta degli argomenti da trattare e rispettarla, considerando che un primo incontro online ha mediamente la durata di 30’: l’esordio deve contenere i contenuti principali e più attrattivi e comunicare sinteticamente che cosa facciamo, per chi, dove e da quando, in che cosa siamo migliori della concorrenza, qual è il nostro punto di differenziazione;
4. lasciare spazio al partner e non interromperlo mentre parla; mostrare interesse facendo domande sull’attività, il modello di business, le dimensioni della controparte;
5. scegliere una sala con tavolo, un ambiente silenzioso, ordinato, luminoso; anche uno sfondo suggestivo naturale o urbano può essere indicato per prodotti con forte radicamento al territorio; si possono fare le riprese anche da casa purché l’ambiente sia idoneo;
6. presentare tutti gli interlocutori e il loro ruolo in azienda;
7. se ci sono più persone a dialogare, lasciare la camera fissa sul gruppo, evitando eccessivi passaggi di inquadrature;
8. inquadrare le persone a mezzo busto includendo le braccia perché la gestualità delle mani è parte integrante della comunicazione;
9. incaricare qualcuno di prendere appunti durante la riunione e a breve dopo la fine dell’incontro (il giorno stesso o al massimo il giorno dopo) inviare un report coi temi trattati, le informazioni richieste, i nomi e le cariche dei presenti;
10. è inoltre buona regola far seguire eventuali offerte, quotazioni e altri materiali che richiedano più tempo di elaborazione, in tempi rapidi, dandogli la priorità su altre attività e altri clienti ormai acquisiti.